Уже давно не новость, что согласно 54-ФЗ, для расчетов с покупателями все предприниматели в обязательном порядке должны использовать онлайн-кассу и отправлять данные о пробитых чеках в Федеральную налоговую службу. Есть, конечно, некоторые исключения, у кого есть послабления по этому поводу, но углубляться не будем. Так вот, отправка всех данных из вашей кассы в ФНС происходит посредством ОФД.
Сейчас расскажем подробнее, что такое ОФД и для чего он нужен. Расшифровывается ОФД как оператор фискальных данных. Фискальные данные - это все чеки и отчеты, которые формирует ваш кассовый аппарат. Операторы фискальных данных - это организации, которые всю эту информацию получает, обрабатывает и передает в налоговую. Если коротко, все ваши чеки отправляются вашему ОФД, а он уже дальше передает их в ФНС.
Как работает ОФД
Основная задача оператора фискальных данных — расшифровать сохранённые сведения о расчётах и передать их в налоговую. Помимо сведений о платёжных операциях, в перечень данных для передачи ОФД входят различные отчёты:
- о регистрации онлайн-кассы - формируется после подключения к ОФД;
- о перерегистрации онлайн-кассы - после замены накопителя;
- о текущем состоянии расчётов - показывает переданные и непереданные данные;
- об открытии и закрытии смены;
- о закрытии фискального накопителя.
Шифрованием данных занимается фискальный накопитель, сокращенно просто ФН, которые установлен внутри кассового аппарата . Это маленькая коробочка, которая хранит, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Без ФН вы не сможете сформировать кассовый чек. Вся информация об операциях на кассе хранится в фискальном накопителе 5 лет и её невозможно отредактировать.
Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:
- Проверяет корректность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений.
- Передаёт данные по каждому чеку без исключения, обеспечивая конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
- Отслеживает, чтобы данные о продажах попали в ФНС вовремя — сразу же после выдачи чека или в течение 30 дней с момента оплаты, если у продавца возникли проблемы с подключением к серверу.
Дополнительно ОФД помогает бизнесу в управлении продажами, составлении отчётности, работе с маркированными товарами.
Как информация о чеках попадает из ОФД в ФНС
- Продавец пробивает товар на кассе, оформляет продажу и чек.
- Фискальный накопитель получает информацию о чеке, шифрует её и не даёт редактировать.
- ФН передаёт кассе сигнал, что можно печатать чек с фискальным признаком.
- Информация из фискального накопителя в зашифрованном виде попадает на сервера ОФД.
- Оператор проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение. Далее расшифровывает данные, формирует отчёты и передаёт их в ФНС.
Если происходит сбой из-за отключения интернета или по иным причинам, данные о продажах будут копиться на фискальном накопителе. Они поступят в ОФД сразу, когда появится связь. Но передать данные нужно в течение 30 дней. Если фискальные данные не будут представлены в ФНС в рамках этого времени, то деятельность организации будет приостановлена, касса заблокирована, а на предпринимателя будет наложен штраф.