Федеральная налоговая служба ведет учет всех онлайн-касс. Чтобы поставить кассу на учет в ФНС, предпринимателю нужно отправить заявление и зарегистрировать кассовый аппарат. Без этого не получится сформировать чеки и другие кассовые документы, а затем передать их в налоговую.
В Законе № 54-ФЗ есть определение регистрации кассы. Это когда ФНС вносит в журнал учета ККТ запись об экземпляре кассы, о фискальном накопителе, который в ней установлен, и о самом владельце. Также налоговая инспекция присваивает кассе регистрационный номер и выдает пользователю карточку регистрации ККТ.
Весь процесс регистрации можно разделить на четыре этапа:
- Предприниматель отправляет заявление на регистрацию ККТ.
- Налоговая инспекция присваивает регистрационный номер для кассы.
- На кассе формируется отчет о регистрации с указанием всех данных владельца
- Реквизиты сформированного отчета о регистрации отправляются в личный кабинет ФНС
- Инспекция присылает карточку регистрации кассы. Это значит, что регистрация успешно завершена.
Как зарегистрировать кассу в ФНС
Перед подачей заявления нужно подготовить оборудование и собрать необходимые документы. Что именно понадобится:
- Сама касса или, как ее часто называют, фискальный регистратор. В комплекте с аппаратом идет паспорт кассы, в нем есть данные, которые понадобится указать в заявлении о регистрации. Модель кассы обязательно должна быть включена в реестр ККТ. Выбрать кассу вы можете в нашем каталоге.
- Фискальный накопитель. Бывают фискальные накопители на 15 месяцев и ФН на 36 месяцев - его нужно установить в корпус кассы. А упаковку и паспорт накопителя лучше сохранить, они могут пригодится в дальнейшем.
- Оператор фискальных данных (ОФД) выступает посредником между кассой и ФНС. Договор с ОФД гарантирует, что оператор будет онлайн передавать все фискальные документы в налоговую. Подробнее про подключение к ОФД.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выпущена на руководителя организации или на предпринимателя. Нужна, чтобы подписать электронное заявление о постановке кассы на учет.
- Подключение к интернету. На этапе регистрации ККТ можно обойтись и без интернета, но для работы кассы подключение понадобится.
- Чековая лента. Рулон с бумагой лучше установить сразу, так как во время постановки на учет нужно будет напечатать отчет о регистрации ККТ.
Когда все пункты выполнены, можно переходить к регистрации кассы. Сделать это можно по-разному: через кабинет контрольно-кассовой техники на сайте ФНС, через личный кабинет ОФД или в ближайшем отделении налоговой. Процесс хоть и не сложный, но есть риск допустить ошибку, поэтому мы рекомендуем доверить эту задачу специалистам. Мы зарегистрируем кассу удаленно, на вашей территории или у нас в офисе.
Как понять, что касса зарегистрирована
Некоторые ошибочно думают, что регистрация завершается на этапе, когда касса сформировала отчет о регистрации, но это не так. Нужно обязательно получить карточку регистрации ККТ, которая подписана КЭП налоговой.
Дело в том, что техническая возможность формировать чеки появляется раньше, чем возможность посмотреть карточку ККТ. Но не стоит торопиться рассчитывать клиентов. Если регистрация не будет завершена, на кассе «зависнет» документ, который не передан ОФД. Так касса может работать 30 дней, а потом заблокируется.
Штрафы за работу на незарегистрированной кассе
В административном кодексе предусмотрены санкции за нарушение порядка регистрации кассы и условий ее применения. Какие это санкции:
- Предприниматели могут получить предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
- Организациям могут выписать предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Обратите внимание, что предупреждение или штраф можно получить в течение года после правонарушения.