Столовая в её текущем виде уже мало похожа на заведение общепита с макаронами, винегретом и запеканкой. В современных столовых, расположенных в офисных центрах или на крупных предприятиях, ежедневно могут питаться тысячи человек. Качество блюд в современных столовых может достигать уровня многих кафе. Единственное, что не изменилось в столовых, так это принцип самообслуживания, когда посетители сначала наполняют подносы выбранными блюдами, а расплачиваются за них уже на кассе.
Как и любой современный ресторан или кафе, столовая тоже нуждается в системе автоматизации производства и учета. Основное отличие от ресторана заключается в том, что блюда в столовой готовятся перед реализацией. Поэтому прежде всего необходимо автоматизировать процесс складского учета, который состоит из цепи списания продуктов с нужных подразделений, выпуска необходимых блюд и учета продаж. Неизменным критериями работы столовой остаются качество и скорость обслуживания гостей, за оба этих параметра отвечает система автоматизации.
Время, за которое кассир должен обслужить гостя, исчисляется в секундах. При плохо настроенных процессах или неподходящем программном обеспечении, кассиры могут совершать ошибки и тем самым задерживать очередь. Для офисных центров, где у гостей время на обед ограничено, такая ситуация неприемлема. Аналогично, если речь идет о столовой на предприятии, у сотрудников также обеденное время ограничено, но обслужить столовая должна весь трафик.
Большинство предприятий с числом сотрудников от нескольких десятков и выше все-таки оставляют без внимания такой важный процесс как автоматизация. Вне зависимости от того, осуществляется ли питание сотрудников собственными силами или с привлечением сторонних кейтеринговых компаний, управление процессом, как правило, ведётся устаревшими методами, посредством ручных записей и ручного же планирования и контроля. Это неизбежно приводит к большому количеству случайных или намеренных ошибок и злоупотреблений, снижению скорости процесса питания и степени его гибкости, ухудшению контроля над финансовыми потоками предприятия.
Решить все вышеперечисленных проблемы и нюансы позволит система автоматизации r_keeper. С помощью этого программного обеспечения можно не только наладить процессы учета и продажи блюд, но и упростить рутинные задачи, которые до сих пор решались вручную. Программно-аппаратный комплекс r_keeper автоматизирует выполнение таких функции, как:
- идентификация посетителя столовой
- расчёт стоимости заказываемых блюд
- учёт компенсаций затрат сотрудника предприятием
- сведение всех данных по процессам в единую базу
Использование автоматизированной системы управления питанием снимает множество проблем и даёт ощутимые преимущества:
- ускоряется обслуживание посетителей столовой
- снижается нагрузка на работников столовой
- значительно облегчается применение различных систем скидок и компенсаций, в том числе индивидуальных
- исключаются случайные и осознанные нарушения регламентов, злоупотребления и махинации
- производственный процесс корпоративного питания становится полностью прозрачным.
Последний пункт заслуживает особого внимания. В случае ручного учёта с записями в бумажные журналы контроль финансовых затрат сотрудников и предприятия затруднителен: чем более высокая точность учёта требуется для контроля, тем более высокая нагрузка ложится на работников столовой, и тем более затормаживается процесс обслуживания посетителей. Если же требуется контроль над множеством столовых, особенно разнесённых территориально, задача усложняется с неизбежным снижением эффективности и надёжности. Автоматизированная система позволяет сразу же передавать все данные в бухгалтерию, получать отчёты любой формы за любой период времени, полностью контролировать финансовые затраты предприятия и эффективно планировать их.
Используя дополнительные модули такие как r_keeper CRM или модуль ПДС, предприятие имеет возможность гибкой работы с компенсацией оплаты питания сотрудникам, обсуживающимся по индивидуальным картам или идентификаторам. Для части работников можно устанавливать дневной лимит компенсации, превышение которого оплачивается ими самостоятельно наличными или банковской картой. Для отдельных сотрудников, наоборот, можно установить установить безлимитную компенсацию. Дополнительно по каждому сотруднику можно ввести ограничение по количеству транзакций в день.
В программе доступны все необходимые отчеты по корпоративному питанию, с указанием данных по каждому человеку, заказам и оплатам.